Настройка учета и порядок работы с ЕГАИС

Чтобы подключиться к ЕГАИС, нужно выполнить следующие действия:

Приобрести защищенный носитель JaCarta PKI\ГОСТ\SE и усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая будет использоваться для входа в личный кабинет на портале ЕГАИС, а также для подписания электронных документов перед их фиксацией в ЕГАИС. О том, как их можно приобрести, читайте подробнее. Для корректной работы с ЕГАИС и УТМ необходимо установить "Единый клиент JaCarta" (см. подробнее).
Получить в личном кабинете на сайте ФС РАР сертификат для установки защищенного соединения с ЕГАИС (RSA-ключ). Он также необходим для идентификации организации в системе. Подробный порядок действий приведен в статьях: Настройка рабочего места для входа в личный кабинет ЕГАИС, Настройка торговых точек в личном кабинете ЕГАИС, Формирование RSA-ключей для каждой торговой точки.
Скачать в личном кабинете на сайте ФС РАР бесплатный Универсальный транспортный модуль (УТМ). Порядок получения дистрибутива УТМ и его установки рассмотрен в статье "Универсальный транспортный модуль".
Настроить учетную систему, в которой необходимо:
- установить параметры обмена;
- загрузить из ЕГАИС данные по поставщикам и сопоставить с контрагентами предприятия;
- загрузить из ЕГАИС данные по алкогольной продукции и сопоставить с номенклатурой предприятия;
- cверить c ЕГАИС текущие товарные остатки.
  
  Схема ведения учета остатков в ЕГАИС отражена в опубликованном на сайте ФСРАР документе "Ведение остатков продукции организациями розничной торговли в системе ЕГАИС (с правками от 25.04.2016)".
  
  В соответствии с этим документом учет алкогольной продукции ведется в регистрах:
  - Регистр № 1 (склад). В этом регистре продукция хранится с указанием наименования продукции, кодом и идентификаторами справок А и Б.
  - Регистр № 2 (торговый зал). В этом регистре продукция хранится только с указанием кода продукции и наименования.
  - Регистр № 3 (помарочный учет). Этот регистр дополняет существующие и не хранит остатки продукции. Введен в марте 2018 г. как дополнительный разрез хранения продукции по цифровым идентификаторам.
  С введением помарочного учета продукция учитывается на регистрах № 1 и № 3 ЕГАИС. Передача на регистр № 2 с марта 2018 года не требуется и реализацию можно осуществлять напрямую с регистра № 1. С регистра № 3 остатки будут списываться автоматически одновременно со списанием с регистра № 1.
  
  На текущий момент с регистра № 2 списываются остатки алкогольной продукции, поступившей до 01.07.2018. Передача в регистр № 2 ЕГАИС необходима, только если товар принят к учету без акцизной марки.
  
  Важно отметить, что любая операция, влияющая на записи в регистрах, приводящая к изменению остатка алкогольной продукции, должна сопровождаться передачей данных в ЕГАИС.

Для обеспечения помарочного учета алкоголя организациям также необходимо дополнительное оборудование:

касса с программным обеспечением, которое совместимо с ЕГАИС и "1С", и с возможностью печати QR-кодов;
сканер штрихкодов для считывания кода в формате PDF417 (2D-сканер) с алкогольной продукции (Рис. 1)

Рис. 1

Программы 1С поставляются с набором совместимых драйверов онлайн-касс и 2D-сканеров.

Схема работы оптового склада и розничного магазина с маркируемым алкоголем примерно одинаковая и упрощенно выглядит так:

организация, которая уже имеет у себя на складах алкогольную продукцию, должна произвести сопоставление этой продукции (по номенклатуре) с видами алкогольной продукции в ЕГАИС. Если алкогольной продукции у организации нет, то такое сопоставление можно проводить при получении алкоголя от поставщика;
производитель (оптовый поставщик, импортер) при отгрузке товара заводит товарно-транспортную накладную (далее ТТН) в программу 1С, далее передает ТТН в электронном виде в ЕГАИС через УТМ;
оптовый покупатель (магазин) при поступлении товара получает из ЕГАИС электронную ТТН через УТМ;
оптовый покупатель (магазин) проверяет фактическое наличие поступившего алкоголя с данными в ТТН из ЕГАИС (поштучного либо партионного):
- если данные ТТН сходятся с количеством поставленного товара, то в ЕГАИС уходит подтверждение о получении товара;
- если обнаружена недостача или излишек, то партию товара можно принять (целиком или частично) либо отказаться от нее — в этом случае в ЕГАИС также уходит подтверждение;
объем товара, о приемке которого передано подтверждение в ЕГАИС, списывается с остатков производителя (оптового поставщика) и зачисляется на баланс покупателя (оптовика или магазина) в личных кабинетах ЕГАИС производителя (оптового поставщика) и покупателя (оптовика или магазина);
при продаже маркированного алкоголя в розницу марки на бутылках сканируются, данные отправляются в ЕГАИС, где сопоставляются с данными ЕГАИС;
ЕГАИС после проверки присылает ответ — "цифровой идентификатор найден" либо отправляет отказ в регистрации марки, после чего поставщик должен разобраться с происхождением бутылки.

Для организаций, которые торгуют в розлив (общепит), данные в ЕГАИС передаются в момент открытия бутылки.

Со схемами работы с ЕГАИС производителя, оптового склада и розничного магазина с маркируемым алкоголем можно ознакомиться в статьях:

Подробнее о настройках работы с ЕГАИС в конфигурациях см.